phong-van-hanh-vi

Phương pháp phỏng vấn hành vi – BEI

// Published June 18, 2016 by ngahr

Trong quá trình làm tuyển dụng, Nga thường sử dụng phương pháp phỏng vấn hành vi khi muốn tìm hiểu về kinh nghiệm làm việc cũ của ứng viên. Phương pháp này khá hay, nên Nga có tìm tài liệu về phương pháp này. Nga xin tóm tắt một số vấn đề lưu ý khi sử dụng phương pháp này như sau:

  1. Xem kỹ CV ứng viên trước phỏng vấn,  ghi chú lại các vấn đề liên quan: kinh nghiêm, thành tích, kỹ năng… lập một bảng câu hỏi phỏng vấn theo quy tắc: 4W+1H (Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Ai? Như thế nào? Tránh câu hỏi Tại sao).
  2. Thông báo cho ứng viên trước về thời gian phỏng vấn.
  3. Lưu ý đặt câu hỏi mở, tạo cơ hội để ứng viên chia sẻ, tỷ lệ thời gian lý tưởng ứng viên 80%, người phỏng vấn 20%.
  4. Nên đặt từ 3 tối thiểu 3 câu hỏi liên quan với 1 sự kiện. Ví dụ: ứng viên ghi thành tích công ty cũ vượt doanh số quý 200%. Người phỏng vấn đặt các câu hỏi sau: Anh/chị đã thực hiện công việc thế nào để có doanh số như vậy? Kế hoạch của anh/chị có cải tiến so với những quý trước hay những đồng nghiệp khác như thế nào? Anh/chị có gặp khó khăn gì khi thực hiện công việc giai đoạn đó không? Nếu có anh/chị hãy mô tả lại tình huống đó và cách khắc phục của anh/chị?
  5. Không nên sử dụng liên tiếp quá nhiều câu hỏi BEI, nên đan xen các câu hỏi mang tính chất động viên để ứng viên dễ chia sẻ.
  6. Bei sẽ ít hiệu quả với các ứng viên kinh nghiệmvì họ có thể bịa những câu chuyện rất logic. Vì thế nên kết hợp BEI với một số phương pháp khác như: Phỏng vấn Star, phỏng vấn tình huống,….

Nga xin phép chia sẻ lại nội dung một bài viết về BEI khá hay và cụ thể:

Phương pháp này có tên đầy đủ theo tiếng Anh là Behavioral Event Interview (BEI), là tiến trình phỏng vấn theo một cấu trúc nhằm giúp dự đoán chính xác hơn tiềm năng của ứng viên cho sự thành công trong công việc sau này. BEI có nguồn gốc từ nghiên cứu của Hải quân và Không quân Mỹ vào thập niên 1940. Theo đó, khi khảo sát về tính hiệu quả trong chiến đấu của lực lượng trong ngành, các chuyên gia đã đưa ra kết luận rằng chính hành vi, chứ không phải kiến thức về kỹ thuật, đã tạo nên sự khác biệt của từng cá nhân.

Tại hội thảo “Phát huy sức mạnh nguồn nhân lực để hội nhập WTO”, do Trung tâm Huấn luyện Thành công và Hạnh phúc, TPHCM tổ chức, bà Kee May Lee với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển con người đã chia sẻ phương pháp phỏng vấn dựa trên khoa học về hành vi. Theo bà Lee, BEI là một quá trình phỏng vấn theo hệ thống, nhằm giúp nhà tuyển dụng có được những thông tin thiết thực và khách quan về ứng viên. Nói cách khác, BEI sẽ “dò tìm” sự tương thích cao nhất giữa ứng viên và công việc tuyển dụng. Vì thế, khi áp dụng phỏng vấn BEI doanh nghiệp sẽ giảm bớt thời gian đào tạo nhân sự, đồng thời hạn chế tối đa mức độ bỏ việc đột xuất của nhân viên.

BEI có gì khác so với phỏng vấn truyền thống? Bà Lee giải thích, phỏng vấn truyền thống thường đưa ra những câu hỏi dựa trên “cảm nhận” hoặc “giả định” đối với ứng viên. Chẳng hạn: “Bạn có cho rằng mình có lợi thế về kỹ năng phục vụ khách hàng?”; “Bạn sẽ làm gì nếu gặp phải một khách hàng khó tính?”… Trong khi đó, BEI sẽ hướng đến những câu hỏi cụ thể hơn: “Hãy kể cho tôi nghe một trường hợp khi bạn gặp phải một khách hàng khó tính”; “Lúc đó bạn đã xử lý tình huống như thế nào?”; “Kết quả ra sao?”… Do vậy, phỏng vấn BEI đòi hỏi nhà tuyển dụng phải chuẩn bị kỹ trước, trong và sau khi phỏng vấn. Trước cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ chuẩn bị bảng mô tả công việc (trách nhiệm phải thực hiện và tiêu chuẩn để đánh giá công việc); đọc bản lý lịch tóm tắt (resume) của ứng viên; lập bảng câu hỏi phỏng vấn và bảng đánh giá phỏng vấn. Khi tiến hành phỏng vấn, nhà tuyển dụng phải chia sẻ với ứng viên về các bước tiến hành phỏng vấn; đặt những câu hỏi về hành vi trong quá trình làm việc trước đây của ứng viên; sử dụng quy tắc “10 giây” (nhằm tránh buộc ứng viên phải trả lời ngay câu hỏi, hoặc để ứng viên suy nghĩ quá lâu); ghi chú những thông tin thiết thực từ ứng viên.

Cụ thể, nhà tuyển dụng nên thông báo cho ứng viên về thời lượng cuộc phỏng vấn; cho họ biết những câu hỏi cụ thể sẽ được nêu và khuyên họ đừng vội trả lời vì thông tin của họ sẽ được ghi lại; cuối buổi phỏng vấn họ có thể đặt câu hỏi với nhà tuyển dụng… Nhà tuyển dụng cần làm cho ứng viên thấy thoải mái và thư giãn bằng cách đặt câu hỏi với thái độ tôn trọng và chờ họ trả lời; kiên nhẫn lặp lại câu hỏi hoặc diễn đạt cho rõ nghĩa hơn; lắng nghe chăm chú và ghi chép những gì ứng viên nói. Sau khi phỏng vấn xong, nhà tuyển dụng cần xem lại những ghi  chép của mình đã được hệ thống chưa, và phải hoàn tất ngay bảng đánh giá phỏng vấn. Bà Lee cho biết nhiều nhà tuyển dụng đã không làm điều này, vì thế thông tin về các ứng viên có thể bị lẫn lộn nếu tiến hành phỏng vấn nhiều người.

Làm sao đặt câu hỏi về hành vi trong quá khứ của một người? Theo bà Lee, nhà tuyển dụng nên phối hợp giữa các dạng câu hỏi mở, thăm dò và câu hỏi đóng. Câu hỏi mở nhằm lấy thông tin về tình huống xảy ra, việc xử lý và kết quả đạt được nên thường nhẹ nhàng như gợi mở những tâm sự: “Kể cho tôi nghe về sự kiện đó…”, “Bạn có thể chia sẻ với tôi về tình huống…”. Câu hỏi thăm dò nhằm đột phá vào các câu trả lời chung chung của ứng viên nên thường dưới dạng 4W+1H (Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Ai? Như thế nào?). Tuy nhiên, nhà tuyển dụng nên tránh câu hỏi “Tại sao?” – vì dễ khiến ứng viên nảy sinh cảm giác đề phòng, đối phó, từ đó thông tin cung cấp sẽ không trung thực. Câu hỏi đóng nhằm xác nhận, làm rõ vấn đề nên thường ngắn gọn: “Thật vậy chứ?”.

Trên thực tế, bước vào cuộc phỏng vấn hầu như ứng viên nào cũng cảm thấy bối rối, lo lắng hoặc thậm chí căng thẳng. Lý do là vì họ muốn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng để được thâu nhận. Nhưng chính những bất ổn tâm lý này đã khiến họ không thể suy nghĩ thấu đáo mọi vấn đề, từ đó câu trả lời ít nhiều bị sai lệch.

Trong phỏng vấn BEI, vấn đề khuyến khích ứng viên đưa ra các thông tin vừa chính xác vừa có tính sự kiện rất được quan tâm. Và các nhà tuyển dụng đã được khuyên hãy tạo không khí thoải mái cho ứng viên; hãy tỏ ra tôn trọng, hỗ trợ và động viên tinh thần của họ. Nhưng nhà tuyển dụng nên làm thế nào để tỏ thái độ tôn trọng và hỗ trợ ứng viên? Bà Lee cho biết trong vòng luân chuyển các dạng câu hỏi mở, thăm dò và đóng của phỏng vấn BEI, nhà tuyển dụng nên xen kẽ bằng những câu hỏi dạng trấn an, diễn đạt cho rõ nghĩa hoặc lặp lại ý vừa nêu. Chẳng hạn như trong câu trấn an nhằm khuyến khích ứng viên cố nhớ lại một sự kiện trong quá trình làm việc trước đây, nhà tuyển dụng có thể nói: “Tôi biết rất khó nhớ lại những chuyện đã qua, nhưng bạn đừng quá căng thẳng, chúng ta còn thời gian…”.

Tuy BEI đã có những câu hỏi sát sườn với công việc thực tế của ứng viên nhưng vẫn có những người giỏi “bịa chuyện”, có thể nêu ra những tình huống rất thật được cóp nhặt từ đâu đó. Vì thế, phỏng vấn BEI nên được kết hợp với việc thực hành tình huống thật, chẳng hạn tuyển tiếp tân thì đề nghị ứng viên thực hành tình huống nghe điện thoại; tuyển bán hàng thì không gì “thật” hơn buộc ứng viên vào vai nhân viên công ty trong một tình huống được sắp đặt sẵn… Ngoài ra, câu hỏi thăm dò trong phỏng vấn BEI chỉ nên có từ hai đến ba câu cho từng ứng viên và nhà tuyển dụng phải ghi chép thật chính xác lời ứng viên nói. Dấu hiệu cho thấy buổi phỏng vấn thành công là ứng viên… nói nhiều hơn nhà tuyển dụng, theo một tỷ lệ là 80% (cho ứng viên) và 20% (đối với nhà tuyển dụng).

Ngahr

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *